Aktualizacja i weryfikacja źródeł: 4 października 2026 r.
Zmiany w prawie pracy w 2026 r. wynikają z kilku odrębnych ustaw i rozporządzeń. Nie wszystkie obowiązują od 1 stycznia, a przepisy już ogłoszone mogą mieć późniejszą datę wejścia w życie. W tym poradniku oddzielamy obowiązujące zasady od regulacji na 2027 r. i projektów, aby ułatwić pracodawcom uporządkowanie dokumentacji, rekrutacji oraz rozliczeń.
1. Elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP
Obowiązuje od 12 grudnia 2025 r. Zmiana dotyczy dokumentowania instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz dopuszczenia do pracy. Odpowiednie potwierdzenia pracownika i kierownika komórki organizacyjnej mogą mieć postać papierową albo elektroniczną.
Przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca zamieszcza adnotację w karcie szkolenia wstępnego, w miejscu przeznaczonym na właściwy podpis. Dołącza dokument elektroniczny z potwierdzeniem albo jego odwzorowanie. Karta wraz z załącznikami jest przechowywana w aktach osobowych. Sam zapis o ukończeniu lekcji na platformie nie zastępuje automatycznie wymaganej dokumentacji. Podstawa: rozporządzenie z 24 listopada 2025 r., Dz.U. poz. 1640.
Elektroniczne potwierdzenie nie jest tym samym co szkolenie online. Sposób prowadzenia szkolenia ustala się odrębnie, zależnie od jego rodzaju i grupy stanowisk. Samokształcenie kierowane, także z wykorzystaniem internetu i zapewnieniem konsultacji, jest dopuszczone dla określonych szkoleń okresowych. Szkolenie okresowe na stanowiskach robotniczych prowadzi się w formie instruktażu. Podstawa: § 1a i § 15 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP.
2. Informacja o wynagrodzeniu w rekrutacji
Obowiązuje od 24 grudnia 2025 r. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie powinna otrzymać informację o początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale, opartym na obiektywnych i neutralnych kryteriach. Jeżeli pracodawcę obejmuje układ zbiorowy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania, przekazuje także odpowiednie postanowienia tych dokumentów.
Nie ma bezwzględnego obowiązku zamieszczania widełek w każdym ogłoszeniu. Informację można przekazać w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo — w sytuacjach określonych w art. 183ca § 2 Kodeksu pracy — przed nawiązaniem stosunku pracy. Trzeba to zrobić z wyprzedzeniem pozwalającym kandydatowi zapoznać się z warunkami, w postaci papierowej lub elektronicznej.
Ogłoszenia i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci, a rekrutacja niedyskryminująca. Pracodawca nie żąda informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. W praktyce warto sprawdzić formularz rekrutacyjny i zachowywać potwierdzenie przekazania warunków płacowych. Podstawa: ustawa z 4 czerwca 2025 r., Dz.U. poz. 807; zobacz także wyjaśnienie PIP dotyczące informacji o wynagrodzeniu.
3. Nowe zasady liczenia stażu pracy
Dwie daty stosowania: 1 stycznia 2026 r. u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych oraz 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. Nowelizacja pozwala uwzględniać wskazane w ustawie okresy aktywności poza stosunkiem pracy, m.in. określone okresy działalności gospodarczej i wykonywania zlecenia. Wymagane jest udokumentowanie okresów i spełnienie właściwych warunków ustawowych — nie każda umowa cywilnoprawna liczy się automatycznie.
Dodatkowy staż może wpłynąć m.in. na wymiar urlopu lub uprawnienia stażowe. Trzeba jednak odróżniać staż ogólny od stażu u konkretnego pracodawcy. Nakładających się okresów nie sumuje się podwójnie.
Przepisy przejściowe przewidują 24 miesiące na udokumentowanie dodatkowych okresów wobec pracodawcy zatrudniającego pracownika w dniu rozpoczęcia stosowania nowych zasad. Nie jest to uniwersalny termin liczony od zatrudnienia każdej osoby w przyszłości. Podstawa: ustawa z 26 września 2025 r., Dz.U. poz. 1423; pomocne omówienie: PIP — działalność i zlecenie a staż pracowniczy.
4. Elektroniczne wnioski i dokumenty kadrowe
Obowiązuje od 27 stycznia 2026 r. Możliwość używania postaci papierowej lub elektronicznej rozszerzono na wybrane czynności, m.in. wnioski o urlop bezpłatny, czas wolny za nadgodziny i indywidualny rozkład czasu pracy. Zmiana obejmuje też wskazane w ustawie informacje i potwierdzenia, w tym potwierdzenie zapoznania się z przepisami oraz zasadami BHP.
Nie zniesiono wymagań dotyczących formy wszystkich dokumentów pracowniczych. Przed zastąpieniem papieru wiadomością elektroniczną trzeba sprawdzić przepis dotyczący danej czynności. Warto przyjąć procedurę ustalania nadawcy, zapisywania treści i bezpiecznego przechowywania dokumentów. Podstawa: ustawa z 4 grudnia 2025 r., Dz.U. z 2026 r. poz. 25; wykaz zmienionych czynności w omówieniu PIP.
5. Termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Obowiązuje od 27 stycznia 2026 r. Ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli ten termin przypada przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, wypłata powinna nastąpić w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia. Gdy wyznaczony w ten sposób termin jest dniem wolnym od pracy, wypłaty dokonuje się poprzedniego dnia.
Podstawa: art. 171 § 4–5 Kodeksu pracy, dodane ustawą ogłoszoną w Dz.U. z 2026 r. poz. 25.
6. Minimalne wynagrodzenie w 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł brutto miesięcznie przy pełnym etacie. Minimalna stawka godzinowa to 31,40 zł brutto. Stawka godzinowa dotyczy umów objętych ustawą o minimalnym wynagrodzeniu, w szczególności określonych umów zlecenia i świadczenia usług, z ustawowymi wyjątkami — nie wszystkich umów cywilnoprawnych bez rozróżnienia.
Podstawa kwot: rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r., Dz.U. poz. 1242. Zakres i wyjątki wyjaśnia ministerialna informacja Minimalna stawka godzinowa.
7. Praca w upale: nowe przepisy od 11 stycznia 2027 r.
Przepisy ogłoszone, lecz jeszcze nieobowiązujące. Rozporządzenie z 9 lipca 2026 r. wprowadza nowe zasady dotyczące wysokiej temperatury, ale wchodzi w życie 11 stycznia 2027 r. Nie należy przedstawiać nowych limitów jako obowiązujących już w 2026 r.
Nowy § 30a przewiduje co do zasady próg 35°C w pomieszczeniach oraz 32°C na otwartej przestrzeni przy pracach związanych z wysiłkiem o określonym w przepisie wydatku energetycznym. Nie są to progi jednakowe dla wszystkich prac na zewnątrz. Rozporządzenie określa także wcześniejsze progi działań zapobiegawczych, zasady organizacji pracy i wyjątki. Dlatego sama informacja „35°C lub 32°C” nie wystarcza do ustalenia procedury w zakładzie. Podstawa: rozporządzenie z 9 lipca 2026 r., Dz.U. poz. 927.
Do wejścia zmian nie znikają dotychczasowe obowiązki ochrony zdrowia pracowników, o których przypomina PIP w informacji o bezpieczeństwie pracy podczas upałów. Warto już teraz sprawdzić narażenie na upał w ocenie ryzyka zawodowego i przygotować rozwiązania odpowiednie dla konkretnych stanowisk.
8. Zdalne czynności kontrolne PIP
Główne rozwiązania reformy obowiązują od 8 lipca 2026 r. Ustawa rozszerzyła narzędzia działania Państwowej Inspekcji Pracy, w tym możliwość prowadzenia określonych czynności kontrolnych z wykorzystaniem komunikacji na odległość. Nie oznacza to, że każdą kontrolę lub oględziny stanowiska można zastąpić samym przesłaniem dokumentów.
Dla pracodawcy praktycznym krokiem jest uporządkowanie dokumentów i wyznaczenie zasad ich bezpiecznego udostępniania uprawnionym osobom. Podstawa: ustawa z 11 marca 2026 r., Dz.U. poz. 473 oraz omówienie reformy przez PIP. Więcej opisaliśmy w poradniku Reforma PIP od 8 lipca 2026 r.
9. Przejrzystość wynagrodzeń i raportowanie: projekt UC127
Odrębny projekt, nie gotowy zestaw obowiązków z tego poradnika. Nie należy utożsamiać obowiązujących zasad rekrutacji z pełnym wdrożeniem dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń. Oficjalny wykaz rządowy opisuje szersze rozwiązania w projekcie UC127. Data 7 czerwca 2026 r. była terminem implementacji dyrektywy, a nie datą pierwszego raportu każdej dużej firmy.
Projekt obejmuje m.in. sprawozdawczość dotyczącą luki płacowej i wspólną ocenę wynagrodzeń. Sam wynik 5% nie uruchamia wszystkich projektowanych konsekwencji bez uwzględnienia pozostałych przesłanek. Przed przyjęciem terminów raportowania lub zmienianiem procedur należy sprawdzić ostateczny ogłoszony tekst oraz przepisy przejściowe. Już teraz można porządkować obiektywne kryteria płacowe i dane kadrowe. Źródło statusu oraz zakresu projektu: oficjalna karta projektu UC127, sprawdzona 4 października 2026 r.
Lista kontrolna: co warto sprawdzić w firmie?
- Dokumentacja BHP: czy karta szkolenia i elektroniczne potwierdzenia tworzą kompletny zestaw, a sposób szkolenia odpowiada grupie stanowisk?
- Rekrutacja: kiedy i jak kandydat otrzymuje warunki płacowe? Czy formularz nie żąda historii zarobków?
- Staż pracy: czy dodatkowe okresy zostały udokumentowane i prawidłowo uwzględnione, bez podwójnego liczenia?
- Rozliczenia: czy system kadrowo-płacowy uwzględnia aktualne minimum i właściwy termin wypłaty ekwiwalentu?
- Organizacja pracy: czy dokumenty są uporządkowane, a firma przygotowuje rozwiązania na upały przed wejściem nowych przepisów?
- Status zmian: czy procedury opierają się na obowiązujących przepisach, a nie na projekcie lub dawnej zapowiedzi?
Poradnik ma charakter ogólnoinformacyjny i przedstawia wybrane zmiany. Nie zastępuje analizy konkretnego zatrudnienia, dokumentacji ani warunków pracy. Przy wdrażaniu rozwiązań należy korzystać z aktualnego tekstu przepisów i sprawdzić regulacje właściwe dla danej sytuacji.
