Kluczowe zmiany w Kodeksie pracy od 2026 r. – elektronizacja, jawność płac, BHP i ekwiwalent za urlop

Wprowadzenie

Rok 2026 przynosi jedną z największych nowelizacji Kodeksu pracy od lat. Zmiany obejmują digitalizację dokumentacji BHP i kadr, jawność wynagrodzeń i neutralne nazwy stanowisk, nowe zasady rozliczania stażu pracy, a także ściśle określony termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Poniżej przedstawiamy najważniejsze modyfikacje wraz z praktycznymi wskazówkami dla pracodawców.

1. Elektroniczne szkolenia BHP i cyfrowa dokumentacja pracownicza

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1640) pozwala pracodawcom prowadzić i potwierdzać szkolenia wstępne oraz instruktaż stanowiskowy w formie elektronicznej. Uczestnik i osoba prowadząca szkolenie mogą potwierdzić odbycie instruktażu podpisem elektronicznym, a wydrukowaną kartę szkolenia należy uzupełnić informacją o dołączeniu elektronicznych załączników. Elektroniczne potwierdzenie ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny, a dowody szkolenia należy przechowywać w części B akt osobowych.

W praktyce oznacza to:

• Brak konieczności papierowej listy obecności – wystarczy elektroniczne poświadczenie otrzymane np. w systemie e‑learningowym.
• Oszczędność czasu i miejsca – dokumenty cyfrowe łatwo archiwizować w aktach osobowych.
• Niezmienne obowiązki merytoryczne – szkolenia BHP nadal muszą być przeprowadzane stacjonarnie przez uprawnioną osobę, a elektroniczny jest tylko sposób potwierdzenia.

Ważną częścią reformy jest także nowelizacja Kodeksu pracy podpisana 7 stycznia 2026 r., która dopuszcza formę elektroniczną w licznych wnioskach i oświadczeniach pracowniczych (np. wnioski o urlop bezpłatny, czas wolny za nadgodziny, indywidualny rozkład czasu pracy). Przepisy, które dotychczas wymagały formy „na piśmie”, zastąpiono zwrotem „w postaci papierowej lub elektronicznej”, dzięki czemu zwykły e‑mail podpisany imieniem i nazwiskiem może spełnić wymagania formalne.

2. Jawność wynagrodzeń i neutralne nazwy stanowisk

Ustawa z 4 czerwca 2025 r. wprowadzająca art. 183^ca Kodeksu pracy, obowiązująca od 24 grudnia 2025 r., zobowiązuje pracodawców do podawania informacji o oferowanym wynagrodzeniu (konkretnym lub w przedziale) już w ogłoszeniu o pracę. Pracodawca musi przedstawić także zasady wynagradzania wynikające z regulaminu lub układu zbiorowego. Zabronione jest pytanie kandydata o dotychczasowe zarobki. W ofertach pracy i komunikacji rekrutacyjnej należy używać neutralnych pod względem płci i wieku nazw stanowisk – ogłoszenia nie mogą sugerować preferowanej płci czy wieku kandydata.

Te przepisy mają na celu zmniejszenie luk płacowych oraz wyeliminowanie dyskryminacji na etapie rekrutacji. Pracodawcy powinni zaktualizować szablony ogłoszeń o pracę i procedury HR tak, aby:

• zawierały minimalne lub maksymalne wynagrodzenie wraz z informacją o składnikach płacy,
• posługiwały się neutralnymi nazwami stanowisk (np. „specjalista ds. marketingu” zamiast „specjalistka”/„specjalista”),
• nie zbierały danych o wcześniejszych zarobkach kandydata.

3. Nowe zasady liczenia stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy, od którego zależą m.in. wymiar urlopu, długość okresu wypowiedzenia i wysokość odpraw, wlicza się także okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie), a także okresy pracy za granicą. Pracownik ma 24 miesiące na przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających te aktywności – licząc od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym oraz od 1 maja 2026 r. w pozostałych podmiotach. Dzięki temu wiele osób z długim stażem na umowach cywilnoprawnych lub prowadzących własną działalność szybciej zyska prawo do dłuższego urlopu i świadczeń jubileuszowych.

4. Elektroniczne wnioski i dokumenty kadrowe

W ramach szerszej cyfryzacji Kodeksu pracy nowelizacja z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2026 poz. …) pozwala pracodawcy i pracownikowi wybrać formę papierową lub elektroniczną w wielu czynnościach z zakresu prawa pracy. Elektroniczna forma jest możliwa m.in. przy przekazywaniu informacji o monitoringu, konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy z zakładową organizacją związkową oraz składaniu wniosków o czas wolny za nadgodziny czy urlop bezpłatny. Postać elektroniczna będzie równoważna z papierową, pod warunkiem że dokument pozwala zidentyfikować nadawcę (np. kwalifikowany podpis elektroniczny lub wiarygodny e‑mail). Ułatwi to obieg dokumentacji kadrowej i zmniejszy wymogi formalne dla pracodawców.

5. Nowe terminy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Nowelizacja Kodeksu pracy, podpisana przez Prezydenta 7 stycznia 2026 r., doprecyzowała terminy wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Dotychczas przepis art. 171 Kodeksu pracy nie określał konkretnego terminu wypłaty – roszczenie powstawało w dniu rozwiązania umowy o pracę. Nowe ustępy 4 i 5 stanowią, że ekwiwalent należy wypłacić w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia wypada przed ustaniem stosunku pracy, ekwiwalent trzeba wypłacić w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania umowy, a gdy termin ten przypada na dzień wolny, wypłaty dokonuje się w dniu poprzedzającym. Zmiana uporządkuje praktykę i ułatwi rozliczenia – pracodawca przestanie sporządzać dodatkowe listy płac, a pracownik otrzyma świadczenie razem z ostatnią pensją.

6. Wzrost płacy minimalnej w 2026 r.

Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2026 r. wzrosła płaca minimalna. Stawka miesięczna wynosi 4 806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych 31,40 zł brutto. To zwiększa koszty pracy i wpływa na wysokość składek ZUS, więc pracodawcy powinni odpowiednio dostosować budżety płacowe.

7. BHP w wysokich temperaturach i zdalne kontrole PIP

Zmiany obejmują również przepisy BHP regulujące pracę w upale oraz nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy.

• Praca w wysokich temperaturach – zgodnie z nowymi wytycznymi w pracach produkcyjnych i budowlanych, w pomieszczeniach zamkniętych maksymalna temperatura powietrza, przy której praca może być kontynuowana bez dodatkowych środków, wynosi 35 °C, a na otwartej przestrzeni 32 °C. Po przekroczeniu tych progów pracodawca powinien ograniczyć lub przerwać pracę, skrócić czas jej trwania, zapewnić chłodne napoje oraz dodatkowe przerwy w cieniu.
• Zdalne i hybrydowe kontrole PIP – od 2026 r. inspektorzy pracy mogą przeprowadzać kontrole w trybie zdalnym lub hybrydowym. Umożliwia to weryfikację dokumentów i prowadzenie rozmów z pracownikami na odległość, co ma przyspieszyć reakcję na skargi i usprawnić nadzór.

8. Równość płac i sprawozdawczość w 2026 r.

Oprócz jawności wynagrodzeń w ogłoszeniach, pracodawcy od 2026 r. będą musieli uwzględnić dodatkowe obowiązki sprawozdawcze:

• Raportowanie luki płacowej – przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 250 osób zostaną zobowiązane do publikowania danych na temat różnic w wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami. Pierwszy raport należy przygotować do 7 czerwca 2026 r., a następnie co trzy lata. Jeżeli luka przekroczy 5 %, pracodawca będzie musiał opracować plan działania. Obowiązek raportowania ma być stopniowo rozszerzany na mniejsze podmioty.
• Zakaz klauzul poufności wynagrodzeń – nowe przepisy uniemożliwiają wprowadzanie do umów zapisów zakazujących ujawniania wysokości wynagrodzenia. Pracodawcy nie mogą karać pracowników za ujawnienie swojej płacy innym osobom.

9. Wnioski i rekomendacje dla pracodawców

1. Przystosuj szkolenia BHP – wybierz platformę umożliwiającą elektroniczne potwierdzanie szkoleń i przygotuj procedury archiwizacji cyfrowych dokumentów.
2. Aktualizuj ogłoszenia o pracę – podawaj widełki płacowe, użyj neutralnych nazw stanowisk i usuń pytania o historię wynagrodzeń.
3. Przygotuj się na digitalizację – wprowadź możliwość składania wniosków (urlopowych, o czas wolny, o pracę zdalną) w formie elektronicznej. Zapewnij pracownikom dostęp do podpisu elektronicznego lub weryfikacji tożsamości przy użyciu firmowej poczty.
4. Zaktualizuj regulaminy i polityki HR – uwzględnij nowe zasady liczenia stażu pracy, w szczególności dla osób prowadzących działalność gospodarczą lub wykonujących umowy cywilnoprawne. Poinformuj pracowników o 24‑miesięcznym terminie na dostarczenie dokumentów.
5. Zaplanuj wypłaty ekwiwalentów – przeglądaj harmonogram wypłaty wynagrodzeń i przewiduj wypłatę ekwiwalentu za urlop w tym samym cyklu. Pamiętaj o 10‑dniowym terminie, gdy rozwiązanie umowy następuje po standardowym terminie płacowym.
6. Zapewnij bezpieczeństwo w czasie upałów – monitoruj temperaturę w miejscu pracy, zapewnij pracownikom chłodne napoje i w razie potrzeby skracaj czas pracy lub wprowadzaj przerwy.
7. Przygotuj się na raportowanie luki płacowej – zbierz dane o wynagrodzeniach według płci i wdroż politykę przeciwdziałania nierównościom, aby uniknąć konieczności korekt po publikacji raportu.
8. Śledź dalsze zmiany prawne – w 2026 r. mogą pojawić się kolejne nowelizacje (np. w obszarze pracy zdalnej, mobbingu czy sygnalistów), dlatego warto monitorować komunikaty Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy.

10. Podsumowanie

Zmiany w Kodeksie pracy od 2026 r. koncentrują się na większej transparentności i elastyczności. Elektronizacja dokumentacji i form wniosków upraszcza procesy kadrowe, jawność wynagrodzeń promuje równe traktowanie kandydatów, a nowe terminy wypłaty ekwiwalentu za urlop wprowadzają jasne zasady rozliczeń. Pracodawcy powinni jak najszybciej dostosować swoje procedury i komunikację, aby zachować zgodność z prawem i zwiększyć atrakcyjność oferty pracy.